Einleitung

Bei [Unternehmen X] schaffen Empfangsmitarbeiter:innen eine positive Arbeitskultur, die unser Ziel, einen außergewöhnlichen Kundenservice bereitzustellen, reflektiert. Wir suchen derzeit eine:n engagierte:n Empfangsmitarbeiter:in für eine Vollzeitstelle. Geeignete Kandidat:innen legen größten Wert auf Details und sind sympathische Multitasker:innen mit Berufserfahrung als Empfangsmitarbeiter:in in einem dynamischen Arbeitsumfeld. Sie verfügen über Einfallsreichtum und ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten. Auch in Stresssituationen und bei der Verwaltung komplexer Terminpläne bleiben Sie gelassen und unterstützen uns.

Ihre Rolle

• Sie optimieren den Bürobetrieb und die Büroorganisation (Bürobedarf- und -ausstattung).
• Sie koordinieren externe Zulieferer und Anbieter, pflegen Beziehungen und garantieren Best Practices.
• Sie repräsentieren unser Unternehmen nach außen, begrüßen Gäste, beantworten Anfragen und unterstützen Ihre Kolleg:innen.
• Sie ermöglichen eine effiziente Terminplanung, optimale Arbeitsabläufe, Kommunikation und einen reibungslosen Bürobetrieb.
• Sie erkennen Abweichungen und Probleme zeitnah und kommunizieren diese Ihren Vorgesetzten.

Ihre Aufgaben

• Öffnung des Büros, freundliche Begrüßung von Gästen, Beantwortung und Weiterleitung von Anrufen, Bearbeitung von Faxen und Postsendungen, Versendung und Beantwortung von E-Mails, Druck- und Kopieraufgaben
• Organisation von Büromaterial und -ausstattung, wie Drucker, Tinte, Toner, Papier usw.
• Meldung jeglicher Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung
• Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings, bei Bedarf Organisation von Catering
• Erstellung von Memos, Sitzungsprotokollen, Briefen, Berichten, Formularen und ähnlichen diktierten Inhalten
• Verwaltung und Koordinierung von Terminplänen, Priorisierung von Sitzungsanfragen und -logistik, Reiseplanung
• Aufbau und Verwaltung von Systemen zur Erfassung von Kontakten, Dateien und Mitarbeiterverzeichnissen

Kenntnisse und Qualifikationen

• Nachweisliche Erfahrung als Empfangsmitarbeiter:in
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Multitaskingkompetenz und Zeitmanagement
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office Tools 
• Mittlere Reife oder vergleichbarer Schulabschluss

Gewünschte Qualifikationen

• Berufserfahrung in einer administrativen Rolle
• Erfahrung in der Verbesserung und Weiterentwicklung von Prozessen