Einleitung

Unser Erfolg bei [Unternehmen X] hängt von der Produktivität unserer Workflows und Beschäftigten ab. Der Schlüssel dazu ist eine effiziente Büroverwaltung – und zur Verstärkung in diesem Bereich suchen wir eine:n kompetente:n Office Administrator:in. Als ideale Besetzung für diese Stelle können Sie Probleme flexibel lösen, kommunizieren effektiv und haben ein Auge für Details. Wir würden es bevorzugen, wenn Sie bereits erfolgreich in einer administrativen Bürofunktion gearbeitet haben. Mehrere Aufgaben parallel bearbeiten und unerwartete Situationen souverän meistern zu können, ist eine weitere wesentliche Voraussetzung für diese Stelle.

Ihre Rolle

• Sie sind für die allgemeine Büroverwaltung und damit für effiziente Abläufe, eine reibungslose Kommunikation und weitere strategische und taktische Planungsaufgaben zuständig.
• Sie sorgen für ein effektives Facility-Management, darunter Raumplanung und -gestaltung, und verwalten Verträge und Beziehungen mit Lieferanten.
• Als Hauptschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Belegschaft und Gebäudeverwaltung stellen Sie Informationen bereit und beantworten Fragen.
• Sie überwachen und realisieren organisatorische Ziele und sorgen dabei für eine positive Büro- und Mitarbeiterkultur, die Effizienz und Produktivität fördert.

Ihre Aufgaben

• Sie begrüßen Besucher:innen, beantworten telefonische Anfragen einschließlich Werbeanrufen zeitnah, sorgen für effiziente Büroabläufe und leiten kleinere Reparaturen und Wiederherrichtungsmaßnahmen in die Wege.
• Sie übernehmen vielfältige administrative Pflichten, darunter Schriftverkehr, Post- und Faxbearbeitung sowie die Erstellung und Verteilung von Dokumenten.
• Sie erstellen und versenden Rechnungen, pflegen Kundendatenbanken, überwachen Konten und Zahlungsströme und unterstützen bei Bedarf die Vervielfältigung und Verteilung von Produktionsaufträgen und anderen internen Dokumenten.
• Sie aktualisieren, wenn erforderlich, Kalkulationen für Buchführungs-, Produktions- und Kundendienstzwecke.
• Sie vereinbaren und verwalten Termine, buchen Flüge und treffen Reisevorkehrungen.

Ihr Profil

• Nachweisliche Erfahrung in einer administrativen Tätigkeit
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Ausgezeichnetes Zeit- und Aufgabenmanagement
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Bereitschaft, sich in neue Software und Systeme einzuarbeiten
• Ausgeprägte soziale Kompetenzen
• Mittlere Reife oder vergleichbarer Schulabschluss

Gewünschte Qualifikationen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (Bürokauffrau:Bürokaufmann oder vergleichbar)
• Zuvor erfolgreiche administrative Bürotätigkeit
• Erfahrung in der Budgetverwaltung
• Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme
• Souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen
• Flexible, professionelle Arbeitsweise – auch in Stresssituationen