Einleitung

Bei [Unternehmen X] wissen wir, dass erfolgreiche Arbeitsabläufe maßgeblich von den sensiblen Prozessen, die sich dahinter verbergen, abhängen. Wir suchen engagierte Mitarbeiter:innen, die uns bei der Optimierung unserer täglichen Abläufe unterstützen und sicherstellen, dass [Y Abteilungen] effizient und budgetgerecht funktionieren. Unser:e neue:r Operational Specialist ist die ideale Kommunikationsschnittstelle zwischen Teams und Abteilungen, löst Probleme ggf. auch durch Improvisation und kann den Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben effektiv einschätzen und organisieren. Sie sind ein Organisationstalent und haben einen Blick für das „Big Picture“, verlieren aber auch die Details nicht aus dem Auge? Dann ist dieser Job Ihre Gelegenheit, Ihre Talente bestmöglich einzusetzen.

Ihre Rolle

• Entwicklung und Umsetzung abteilungsübergreifender Qualitätssicherungsmaßnahmen (QC)
• Ermittlung neuer Verfahren, die die Effizienz der täglichen Abläufe steigern
• Abstimmung mit dem:der Operations Manager:in, Personal und Lieferanten zur Sicherstellung der Einhaltung des Protokolls bei relevanten Abläufen
• Unterstützung des:der Operations Manager:in bei der Entwicklung, Planung und Koordination operativer Maßnahmen
• Überwachung und ggf. Verbesserung der Bestandsführung
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Ihre Aufgaben

• Überwachung täglicher Abläufe sowie Messung der Performance und ggf. Erarbeitung umsetzbarer Verbesserungsmaßnahmen
• Einkauf und Bestandsführung, um sicherzustellen, dass Budgetgrenzen nicht überschritten werden und stets ausreichend Material vorrätig ist, sowie Abstimmung mit Buchhaltungs- und Finanzabteilungen
• Erstellung von Abläufen und Protokollen (z. B. Checklisten) und deren Verteilung an das Personal
• Kommunikation und Koordination mit dem Personal (einschließlich Executive Operations Team) und Lieferanten
• Schulung und Unterweisung neuer Mitarbeiter:innen in der Umsetzung operativer Protokolle, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen die Standard Operating Procedures (SOPs) einhalten

Ihr Profil

• Nachweislich ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, einschließlich Zeitmanagement
• Erfahrung im Projektmanagement
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Selbstständige Arbeitsweise
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Detailgenauigkeit

Gewünschte Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position im Bereich Operations bzw. Betriebsabläufe
• Souveräne Anwendung von Microsoft Excel und anderen Microsoft-Office-Anwendungen